Nachnutzung ermöglichen: Warum wir uns als Orchestrator positionieren

Nachnutzung ist der Hebel – aber die Umsetzung bremst

Nachnutzung klingt nach „Verwaltungswort“. In der Praxis ist es jedoch einer der stärksten Hebel, um Digitalisierung schneller in die Fläche zu bringen: Statt dass jede Kommune und jedes Land ähnliche Probleme parallel löst, werden bewährte Lösungen übernommen, angepasst und weiterentwickelt.

Genau hier liegt aber das Dilemma, das viele aus der täglichen Praxis kennen: Die Idee überzeugt – die Umsetzung ist häufig mühsam.

Was die NExT-Studie zeigt: Relevanz hoch, Erfahrungen ambivalent

Die NExT-Publikation „Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung“ (04/2026) bestätigt empirisch, was in vielen Digitalisierungsprojekten spürbar ist: Nachnutzung wird als wichtig angesehen, zugleich werden die bisherigen Erfahrungen oft als ambivalent beschrieben – die Grundidee wird positiv bewertet, die konkrete Umsetzung jedoch als komplex, schlecht koordiniert oder organisatorisch aufwendig erlebt.

Diese Lücke zwischen Anspruch und Praxis ist kein Randproblem: Sie entscheidet darüber, ob Investitionen in digitale Lösungen systematisch Wirkung entfalten – oder ob gute Pilotprojekte in der Pilotkommune stecken bleiben.

Der entscheidende Punkt: Nachnutzung ist ein Prozess – nicht nur ein Produkt

Ein zentraler Beitrag der Studie ist der Blick auf Nachnutzung als Prozess. Sie identifiziert vier wiederkehrende Schritte:

• Entwickeln
• Bereitstellen
• Zusammenbringen
• Nachnutzen

Gerade der Schritt „Zusammenbringen“ wird häufig unterschätzt: Es braucht Aktivitäten und Strukturen, die Sichtbarkeit herstellen, Austausch ermöglichen und Nachnutzung überhaupt initiieren. Eine Plattform kann dabei helfen – aber sie ersetzt nicht die Transferarbeit.

Warum Kommunen Rollouts oft nicht allein stemmen können

Die Studie beschreibt operative Umsetzungshürden dort, wo hoher organisatorischer, technischer und finanzieller Aufwand auf knappe Ressourcen trifft – sodass Nachnutzung in der Praxis häufig als eigenständiges, kaum leistbares Projekt wahrgenommen wird. Besonders Roll-out und Skalierung erzeugen zusätzlichen Aufwand.

Das ist die Realität vieler Kommunen:

• unterschiedliche IT-Landschaften
• begrenzte Kapazitäten für Integration, Betrieb und Support
• fehlende Zeit für Recherche, Bewertung und Umsetzung
• Unsicherheiten bei Finanzierung und Zuständigkeiten

Die Konsequenz: Kommunen können Rollouts kommunenübergreifend in vielen Fällen nicht aus eigener Kraft orchestrieren – selbst dann nicht, wenn die Lösung fachlich überzeugt.

Die stärkste Blockade: Governance und Mandat

Neben operativen Hürden beschreibt die Studie Strategie- und Steuerungsdefizite als besonders starke Hürdenblöcke: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Verbindlichkeit und kurzfristige Logiken begünstigen Eigenentwicklungen statt systematischer Nachnutzung.

In der Praxis spitzt sich das auf eine Frage zu:

Wer hat das Mandat, Nachnutzung wirklich durchzusetzen – und wer trägt die Verantwortung für Rollout, Betrieb und Weiterentwicklung?

Ohne klare Trägerrolle bleibt Nachnutzung freiwillig, punktuell und abhängig von einzelnen Personen oder Projekten.

Was funktioniert laut Studie: Enablement statt „PDF und viel Glück“

Die Studie benennt wirksame organisatorische Unterstützungsstrukturen:

• feste Ansprechpersonen
• Beratung und begleitende Informationsangebote
• Transferkonzepte und strukturierte Dokumentation
• koordinierte Roll-in-Begleitung

Kurz: Nachnutzung funktioniert besser, wenn Nachnutzende nicht allein gelassen werden.

Was das für Länder (insb. Digitalministerien) bedeutet

Wenn Länder Nachnutzung als Strategie ernst nehmen, braucht es mehr als Programme und Appelle. Es braucht Strukturen, die Nachnutzung operativ möglich machen.

Der entscheidende Hebel ist eine Orchestrator-Struktur, die zwischen den Ebenen agiert:

• zwischen Land ↔ Kommunen ↔ IT-Partner
• zwischen Pilotentwicklung ↔ Skalierung
• zwischen Produkt ↔ Rollout-Enablement

Unsere Perspektive: lokalprojekte als Orchestrator für Nachnutzung

Wir entwickeln uns bewusst stärker in diese Orchestrator-Rolle. Ganz konkret arbeiten wir aktuell mit Integrationsmacher:innen in drei Projekten, in denen Produkte entwickelt werden, die anschließend landesweit ausgerollt werden sollen.

Wie wir das Mandat gerade vorbereiten

Genau dieses Mandat bereiten wir gemeinsam mit unseren Integrationsmacher:innen gerade aktiv vor. Dabei folgen wir einem Prinzip, das einfach klingt, in der Praxis aber konsequente Entscheidungen erfordert: Nachnutzbarkeit wird nicht nachträglich hinzugefügt – sie wird von Anfang an mitgebaut.

Wir kümmern uns mit unseren Lokalprojekten voll und ganz um die Umsetzung der Lösungen in den jeweiligen Kommunen – aber wir setzen diese Lösungen schon während der laufenden Projektumsetzung so auf, dass sie später leichter nachgenutzt werden können. Durch andere Kommunen. Durch andere Länder. In anderen Kontexten.

Gleichzeitig denken wir jetzt schon vor, wie wir uns als Akteur langfristig positionieren: Welche Beauftragungswege können entstehen? Welche Partnerschaften mit IT-Produktentwicklern und -betreibern sind sinnvoll? Wie sieht eine Trägerstruktur aus, die Nachnutzung nicht dem Zufall überlässt, sondern systematisch ermöglicht?

Was das konkret bedeutet:

• Dokumentation und Architekturentscheidungen werden von Beginn an übertragbar gedacht
• Betriebsmodelle werden nicht nur für die Pilotkommune, sondern mit Blick auf eine landesweite Trägerstruktur entwickelt
• Jede Projekterfahrung fließt in ein wachsendes Transferwissen ein, das zukünftige Rollouts beschleunigt

So entsteht kein Einmalprodukt – sondern eine skalierbare Lösung, die bereit ist, wenn das Mandat kommt.

Fazit

Nachnutzung scheitert selten an fehlender Überzeugung. Sie scheitert an fehlender Operationalisierung.

Die NExT-Studie macht deutlich: Wenn Nachnutzung von der Ausnahme zur strukturellen Praxis werden soll, braucht es Akteure, die Zusammenbringen, Roll-in und Governance professionell übernehmen.

Die zentrale Frage an Länder lautet daher:
Wer erteilt das Mandat – und wie wird es dauerhaft getragen?

Quelle: NExT e.V. (2026): „Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung“ (04/2026).

Hier geht es zur NExT Studie: Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung