Einführung der E-Akte im Sozialamt

Erst die Struktur, dann die E-Akte

In sechs Monaten hat lokalprojekte gemeinsam mit dem Landratsamt Kyffhäuserkreis einen vollständigen Aktenplan für das Sozialamt erarbeitet und die zentralen Antragsprozesse dokumentiert. Die Grundlage für eine papierlose Sozialverwaltung ist gelegt.

Was in 6 Monaten entstand

Für die Einführung der E-Akte braucht es einen Aktenplan. Den gab es nicht. Der Kyffhäuserkreis hat ihn jetzt.

• Aktenplan erstellt. Für das gesamte Sozialamt wurde ein vollständiger, personenneutraler Aktenplan erarbeitet, der alle Leistungen abbildet und künftige Änderungen verkraftet.
• Prozesse in BPMN 2.0 dokumentiert. Die Hauptantragsstrecken wurden erfasst und standardisiert dokumentiert. Das Ergebnis ist als bearbeitbare Datei und als Bild für die Abteilung verfügbar. Statt der geplanten Proprietary-Software kam ein quelloffenes Frontend zum Einsatz, was die Flexibilität von Open Source in der Verwaltung demonstrierte.
• Interaktive Dokumentation gebaut. Alle Prozesse, Entscheidungen und Erfahrungen wurden in einer Website-basierten Dokumentation festgehalten. Prozessdiagramme können direkt erkundet werden, Rohdaten für spätere Anpassungen sind enthalten.
• Anschluss an digitale Poststelle vorbereitet. Der Aktenplan ermöglichte es, den Anschluss an die elektronische Poststelle und künftige OZG-Leistungen früher umzusetzen als geplant.

Das Matching

Christoph trifft Matthias

Christoph Trost brachte einen Blick von außen mit und vor allem eines: die Bereitschaft, direkt anzufangen. Er nahm die Prozesse auf, arbeitete mit den Sachbearbeitenden und entwickelte dabei auch ein Werkzeug, das die Verwaltung so nicht kannte. Dass die ursprünglich geplante Software aus vergaberechtlichen Gründen nicht nutzbar war, wurde kurzerhand zum Anlass, eine Open-Source-Alternative einzuführen.

Matthias Herrling, Projektbuddy im Kyffhäuserkreis, ermöglichte den Zugang zu den richtigen Stellen und hielt die Kommunikation zwischen den Ebenen am Laufen. Prozessdokumentation ist kein Selbstläufer in einer Verwaltung, in der das Tagesgeschäft immer drängt. Sein Engagement hat den Unterschied gemacht.

So haben die Beteiligten das Projekt erlebt

Die Herausforderung im Kyffhäuserkreis

Der Kyffhäuserkreis wollte die E-Akte einführen. Dafür braucht es einen Aktenplan. Und für einen Aktenplan braucht es dokumentierte Prozesse. Die gab es kaum.

• Fehlender Aktenplan: Ohne Aktenplan kann eingehende Post nicht an die zuständige Stelle geleitet werden. Die digitale Poststelle war damit blockiert.
• Undokumentierte Prozesse: Antragsstrecken wurden selten schriftlich festgehalten, erst recht nicht in standardisierten Formaten. Das Wissen lag bei den Sachbearbeitenden.
• Abhängigkeit von Einzelpersonen: Ohne Dokumentation hängt das institutionelle Gedächtnis an bestimmten Mitarbeitenden. Fluktuation wird so zum Risiko.
• Digitalisierungsvorhaben im Stau: OZG-Leistungen und E-Akte konnten nicht wie geplant vorankommen, weil die strukturelle Vorarbeit fehlte.

Die Wirkung des Projektes

• Weg frei für die E-Akte: Der Aktenplan ist die Voraussetzung für den Anschluss an die digitale Poststelle. Die Blockade ist gelöst.
• Prozesse sind übertragbar: Neue Mitarbeitende können sich anhand der Dokumentation einarbeiten. Das Wissen gehört jetzt der Organisation.
• Open Source in der Praxis bewiesen: Das Projekt zeigte, dass quelloffene Software eine reale Alternative zu proprietären Lösungen ist.
• OZG-Leistungen vorgezogen: Die Vorarbeit ermöglichte es, geplante Digitalisierungsvorhaben früher umzusetzen als ursprünglich angesetzt.